برای استفاده از روش پناهندگی کانادا و کسب اقامت دائم، دانستن تعریف دقیق پناهنده بسیار ضروری است و اینکه چه ادله و شواهد و مدارکی باید ارائه شود، به این تعاریف بستگی دارد.
قانون پناهندگی مصوب مجلس کانادا پناهنده را در یکی از ۲ تعریف زیر قرار می‌دهد:
تمام کلمات بکار رفته در این دو تعریف، در پرونده پناهندگی به دقت توسط اداره مهاجرت مورد بررسی قرار می‌گیرند. مثلا در بند ۹۶، کسی که همچنان در کشور خود زندگی می‌کند نمی‌تواند تقاضای پناهندگی کند، یا کسی که در کشور ثالث زندگی می‌کند نمی‌تواند از تعریف بند ۹۷ استفاده کند.
در تعریف بند ۹۷، اثبات ترس باید با دلایل و شواهد قوی‌تری نسبت به بند ۹۷ همراه باشد. بنابراین استفاده از تعریف مناسب و ارائه ادله محکم و متناسب بسیار ضروری است و استفاده از وکیل با تجربه اکیدا توصیه می‌شود.
همانگونه که در تعریف پناهنده گفته شد، استفادا از روش مناسب پناهندگی به شرایط و محل اقامت فعلی متقاضی بستگی دارد.
این افراد امکان درخواست پناهندگی کانادا را ندارند:
افرادی که بعلت ترس از پیگرد فراقانونی به یکی از دلایل ۵ گانه گفته شده در تعریف پناهنده (بند ۹۶) در کشوری غیر از کشور خود ساکن هستند، برای تقاضای پناهندگی فقط می‌توانند از طریق بند ۹۶ اقدام کنند.
افرادی که قصد پناهندگی از این روش را دارند، باید در کشور میزبان (غیر از کشور تابعیت خود) در دفتر امور پناهندگان سازمان ملل ثبت نام کرده باشند و شرایط پناهندگی آنها تایید شده باشد. این افراد بعد از پیدا کردن اسپانسر در کانادا می‌توانند پرونده پناهندگی خود را به جریان اندازند.
پرونده این افراد در خارج از کانادا بررسی می‌شود و در صورت تایید، ویزای مسافرت به آنها تعلق می‌گیرد و در بدو ورود به کانادا اقامت دائم کانادا را دریافت می‌کنند.
اسپانسر موسسه یا افرادی هستند که پناهنده را از ابتدای ورود به کانادا حمایت می‌کنند که این حمایت شامل تهیه وسایل و مبلمان زندگی، پرداخت هزینه‌های جاری زندگی مانند اجاره منزل، هزینه رفت و آمد و غذا، و حمایت‌‌های روحی و روانی است. این موسسات و افراد می‌توانند به عنوان اسپانسر عمل کنند:
افرادی که در کانادا هستند، در صورتی که واجد شرایط باشند، می‌توانند از طریق بند ۹۶، ۹۷، یا هر دو برای پناهندگی درخواست دهند.
درخواست پناهندگی را می‌توان در مرز ورود به کانادا و در حضور ماموران کنترل گذرنامه ثبت کرد، یا اینکه پس از ورود به کانادا از طریق سیستم آنلاین اداره مهاجرت درخواست پناهندگی نمود. شرایط لازم برای هر دو روش (در مرز، یا در داخل خاک) یکسان است.
پس از ثبت درخواست، و انجام بررسی اولیه توسط اداره مهاجرت، پرونده برای تصمیم‌گیری به دادگاه‌‌های پناهندگی ارجاع داده می‌شود. دادگاه‌‌های پناهندگی صلاحیت متقاضی برای پناهندگی تحت بندهای ۹۶ و ۹۷ را بررسی می‌کنند.
درصورت نتیجه مثبت، متقاضیان پناهندگی بعنوان افراد تحت حمایت کانادا محسوب می‌شوند و عملا اگر مرتکب جرم نشوند پرونده اقامت دائم آنها پس از طی مراحل اداری به سرانجام می‌رسد. در این فاصله، این افراد می‌توانند اجازه کار یا تحصیل دریافت کنند و از مزایای خدمات درمانی و سایر خدمات دولتی بهره‌مند شوند.
درصورت نتیجه منفی، امکان درخواست تجدیدنظر در دادگاه بالاتر در موارد محدود و استثنایی وجود دارد، ولی اکثر موارد ریجکت شده وارد پروسه اخراج از کانادا می‌شوند. کسانی که پرونده پناهندگی آنها یک بار ریجکت شده باشد، در آینده امکان درخواست مجدد برای پناهندگی در کانادا را ندارند.